Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymän asiakirjajulkisuuskuvaus

ASIAKIRJAJULKISUUSKUVAUKSEN SISÄLTÖ JA TARKOITUS

Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymä (Yhtymä) on Tiedonhallintalain (906/2019) 4 §:n tarkoittama tiedonhallintayksikkö, jonka on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain 28 §:n mukaisesti. Tämä asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain (621/1999) 13 §:n mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Lisäksi viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Yhtymän asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä on esimerkinomaisesti lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää tietoaineistoittain ohjeistukset siitä, miten tietoja voidaan pyytää. Asiakirjajulkisuuskuvauksesta ilmenee myös, onko tietoaineisto saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisua kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä.

Lisätietoa tietosuojasta ja asiakas- ja potilasrekistereistä saat: https://www.phhyky.fi/fi/asiakkaalle/tietosuoja

 

PÄIJÄT-HÄMEEN HYVINVOINTIYHTYMÄN SOSIAALI- JA TERVEYSPALVELUJEN ASIAREKISTERI

Käyttötarkoitus: Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymän sosiaali- ja terveyspalvelujen asiarekisteri on rekisteri tiedonhallintayksikössä vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Yhtymässä asiarekisteri muodostaa yhden loogisen kokonaisuuden, johon kuuluvat kaikki asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteriin kuuluvat tiedot sisältyvät pääosin asianhallintajärjestelmään, mutta myös talous- ja henkilöstöhallinnon operatiiviset tietojärjestelmät sisältävät omien määrätehtäviensä asiankäsittelytietoja. Lisäksi sellaiset asiarekisteriin kuuluvat tiedot, jotka on tuotettu ennen asianhallintajärjestelmän tai operatiivisten järjestelmien käyttöönottoa, ovat arkistoituna Yhtymässä yksinomaan paperimuodossa.

Tietoaineistot: Asianhallinnan tiedot

Tietoryhmät: Ohjauksen tiedot, Viereilletulon tiedot, valmistelun tiedot, päätöksenteon tiedot, tiedoksiannon tiedot, muutoksenhaun tiedot, toimeenpanon tiedot, seurannan tiedot

Esimerkkejä hakutekijöistä: asianumero, asian nimi, vireillepanijan nimi, viranhaltija, toimielimen nimi

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietojärjestelmät: Tweb, ESS-itseasiointijärjestelmä, KuntaHR, Kuntarekry, SAP BPC, Paperiarkisto

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Yhtymän kirjaamoon (kirjaamo@phhyky.fi) Keskussairaalankatu 7
15850 Lahti) missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt tarvittaessa vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.

 

HENKILÖSTÖHALLINNON TIETOVARANTO

Käyttötarkoitus: Palvelussuhteeseen ottaminen ja palvelusuhteen hallinta

Tietoaineistot: Palvelusuhdetiedot

Tietoryhmät: Henkilön perustiedot, henkilön yhteystiedot

Esimerkkejä hakutekijöistä: henkilön nimi, henkilötunnus

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietojärjestelmät: ESS-itseasiointijärjestelmä, IDaaS, Jobiili, Kellokortti.fi, KuntaHR, Kuntarekry, Matkustusportaali, Medinet, Personec F SAAS palvelu, TEM, Timecon Reg@Web, Titania, WebTitania, paperiarkisto

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Yhtymän kirjaamoon (kirjaamo@phhyky.fi) Keskussairaalankatu 7
15850 Lahti) missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt tarvittaessa vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.

 

TALOUSHALLINNON TIETOVARANTO

Käyttötarkoitus: Talouden suunnittelu ja seuranta

Tietoaineistot: Taloushallinnon perustiedot, taloushallinnon asiakastiedot

Tietoryhmät: Pääkirjanpito, myyntireskontra, ostoreskontra, matkareskontra, käyttöomaisuusreskontra, palkkakirjanpito, projektilaskenta, rahaliikenne

Esimerkkejä hakutekijöistä: Kunta, henkilön nimi, kalenterivuosi

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietojärjestelmät: Basware P2P ostolaskut, Ecomed, Opiskelijalaskutus, Raindance, SAP BPC, SAP Portaali, Tane 2017 -talousraportointi, Esimiehen työpöytä, paperiarkisto

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Yhtymän kirjaamoon (kirjaamo@phhyky.fi) Keskussairaalankatu 7
15850 Lahti) missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt tarvittaessa vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.

 

TERVEYSPALVELUJEN TIETOVARANTO

Käyttötarkoitus: Potilaan hoito

Tietoaineistot: Potilastiedot

Tietoryhmät: Potilaan perustiedot; potilaan tahdon ilmaisevat asiakirjat; hoidon suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin liittyvät asiakirjat; tutkimus ja tiedonkeruuaineistot; lähete-, hoitopalaute- ja konsultaatioasiakirjat, joukkotarkastus- ja seulontatutkimuksissa syntyneet asiakirjat, diagnostiikkaan liittyvät tutkimustulokset, potilaskohtainen hoitoon liittyvä kirjeenvaihto.

Esimerkkejä hakutekijöistä: henkilön nimi, henkilötunnus

Tietojärjestelmät: Lifecare, Effector, Effica, Etävastaanotto, PSOP Palveluseteli, Sähköinen asiointi Hyvis, Terveyskylä / Omapolku, WebMysli, RAIsoft, Päijät-Sote Digialusta, Codea, Omaolo, paperiarkisto

 

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Lifecare: Omakanta: https://www.kanta.fi/omakanta

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Yhtymän kirjaamoon (kirjaamo@phhyky.fi) Keskussairaalankatu 7
15850 Lahti) missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt tarvittaessa vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle. Katso tarkemmin myös mm. potilas- ja asiakastietojen tietopyynnöt: https://www.phhyky.fi/fi/asiakkaalle/tietosuoja/

 

SOSIAALIPALVELUJEN ASIAKASTIETOVARANTO

Käyttötarkoitus: Asiakkaan palvelutarpeen mukainen hoito ja huolenpito

Tietoaineistot: Sosiaalihuollon asiakastiedot, sosiaalihuollon ilmoitusrekisteri

Tietoryhmät: iäkkäiden palveluiden asiakastiedot, työikäisten palveluiden asiakastiedot, lapsiperheiden palveluiden asiakastiedot, lastensuojelun palveluiden asiakastiedot, päihdehuollon asiakastiedot, vammaispalveluiden asiakastiedot, perheoikeudellisten palveluiden asiakastiedot.

Esimerkkejä hakutekijöistä: henkilön nimi, henkilötunnus

Tietojärjestelmät: Effica, Kelmu, PSOP Palveluseteli, Sähköinen asiointi Hyvis, Terveyskylä, Palveluohjain, Walmu, Itseilmoittautuminen, paperiarkisto

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Yhtymän kirjaamoon (kirjaamo@phhyky.fi) Keskussairaalankatu 7
15850 Lahti) missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt tarvittaessa vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle. Katso tarkemmin myös mm. potilas- ja asiakastietojen tietopyynnöt: https://www.phhyky.fi/fi/asiakkaalle/tietosuoja/

 

YMPÄRISTÖTERVEYSKESKUKSEN ASIAKAS- TOIMIJA- JA VALVONTAKOHDEREKISTERI

Käyttötarkoitus: Tietojen käsittelyperusteena on asiakkaan tutkimustilaus tai viranomaisvalvonnan säädökset.

Tietoaineistot: Toimintaan ja valvontaan kohdistettavat suoritteet, tutkimustulokset, hallinnolliset toimenpiteet, tilastotapahtumat ja laskutustiedot. Eläinsuojeluilmoituksista tallentuu ilmoittajan ilmoittamat tiedot. Rekisterissä voi olla myös tietoja asiakkaan terveydentilasta ja ammatinharjoittamiseen liittyviä liike- ja ammattisalaisuuksia.

Tietoryhmät: yritystunnus (kuluttaja tai toimija), henkilötunnus, toimipaikan/eläintenpitopaikan ja toimijan/asiakkaan nimi, osoite- ja yhteystiedot, toimintatyyppi, toimintaluokka ja toiminta (terveydensuojelu), tilatunnus, pitopaikkatunnus, karjanumero, tuotostiedot, eläinten lukumäärä ja eläimiä koskevat tarvittavat tiedot (nimi, korvanumero, syntymätunnus, rekisterinumero)

Esimerkkejä hakutekijöistä: yritystunnus, henkilön nimi

Tietojärjestelmät: VATI, Provet, Webropol, Naseva, Sikava, laboratoriot (Movet Oy, Metropolilab Oy), Digia Tarkastaja-ohjelma, sekä muut sähköiset ja manuaaliset aineistot.

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan kautta: Ei

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Yhtymän kirjaamoon (kirjaamo@phhyky.fi) Keskussairaalankatu 7
15850 Lahti) missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt tarvittaessa vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.