Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymän asiakirjajulkisuuskuvaus

ASIAKIRJAJULKISUUSKUVAUKSEN SISÄLTÖ JA TARKOITUS

Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymän asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus yhtymän tiedoista ja asiakirjoista tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.

Kuvaus sisältää tiedot asiarekistereistä, tietovarannoista, tietojärjestelmistä, tietoaineistoista, tietoryhmistä sekä tietoaineistojen saatavuudesta teknisen rajapinnan avulla. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymän asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Sen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kuntalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

HAKUPERUSTEET

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan hyvinvointikuntayhtymän on huolehdittava siitä, että asiarekisterin tai sen osan julkisista merkinnöistä on mahdollista tuottaa tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi.

Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymän asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä tai tietojärjestelmästä mm. seuraavilla hakuperusteilla:

  • asiakirjan tai asian nimi
  • diaarinumero (asianumero)
  • henkilön nimi (esim. asiakas tai päätöksentekijä)
  • henkilötunnus
  • asian käsittelyvaiheet ja siinä tehdyt päätökset
  • käsittelyprosessin tila (avoinna tai suljettu)
  • asian vireillepanija
  • päätöksentekijä
  • valmistelija
  • päivämäärä.

PÄIJÄT-HÄMEEN HYVINVOINTIKUNTAYHTYMÄN TIETOVARANNOT

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymän tietovarantoja hallitaan arkistonmuodostussuunnitelmien ja tiedonohjaussuunnitelmien avulla. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu yhtymän verkkosivuilla julkaistavissa tietosuojaselosteissa (https://paijat-sote.fi/yhtyma/tietosuoja/). Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.

Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymän tiedonhallinta koostuu erillisistä tietovarannoista. Alle on kuvattu tietovarannot sekä niihin sisältyvät tietojärjestelmät, joissa tehdään hallinnollinen ratkaisu tai päätös yhtymän lakisääteisten tehtävien osalta.

PÄIJÄT-HÄMEEN HYVINVOINTIKUNTAYHTYMÄN ASIAREKISTERI JA PÄÄTÖKSENTEKOJÄRJESTELMÄ

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.

  • Asialla tarkoitetaan viranomaisen käsiteltäväksi saamaa tai ottamaa kokonaisuutta, jonka tuloksena viranomaisen toimintaprosessissa (asiankäsittelyprosessissa) tehdään toimenpiteitä, jonka tavanomaisena tuloksena syntyy viranomaisen tekemä ratkaisu, joka voi olla esimerkiksi hallintopäätös, määräys, lausunto, ohje tai muu viranomaisen kannanmuodostus.
  • Asiakirjallisilla tiedoilla tarkoitetaan organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena.
  • Asiankäsittelyyn liittyvät toimenpiteet ovat aloitus-, väli- tai lopputoimenpiteitä asian käsittelyssä. Esimerkkejä toimenpiteen tyypistä ovat valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, muutoksenhaku ja seuranta.

Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymän päätöksentekojärjestelmä on SÄHKE2-sertifioitu Tweb-asian- ja asiakirjanhallinta. Tweb-päätöksentekojärjestelmä toimii yhtymän diaarina ja sillä hallitaan asioiden vireilletuloa, asioiden hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua sekä julkaisemista. Tweb-päätöksentekojärjestelmässä käsiteltäville asioille ja asiakirjoille annetaan julkisuusluokka, henkilötietoluonne, salassapitoperuste, salassapitoaika ja salassapitoajan laskentaperuste.

Yhtymässä asiarekisteri muodostaa yhden loogisen kokonaisuuden, johon kuuluvat kaikki asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteriin kuuluvat tiedot sisältyvät pääosin asianhallintajärjestelmään, mutta myös talous- ja henkilöstöhallinnon operatiiviset tietojärjestelmät sisältävät omien määrätehtäviensä asiankäsittelytietoja. Lisäksi sellaiset asiarekisteriin kuuluvat tiedot, jotka on tuotettu ennen asianhallintajärjestelmän tai operatiivisten järjestelmien käyttöönottoa, ovat arkistoituna Yhtymässä yksinomaan paperimuodossa.

Tietoaineistot: Asianhallinnan tiedot

Tietoryhmät: Ohjauksen tiedot, viereilletulon tiedot, valmistelun tiedot, päätöksenteon tiedot, tiedoksiannon tiedot, muutoksenhaun tiedot, toimeenpanon tiedot, seurannan tiedot

Esimerkkejä hakutekijöistä: Asianumero, asian nimi, vireillepanijan nimi, viranhaltija, toimielimen nimi

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietojärjestelmät: Tweb, ESS-itseasiointijärjestelmä, KuntaHR, Kuntarekry, SAP BPC, Paperiarkisto

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Yhtymän kirjaamoon ([email protected]) Keskussairaalankatu 7, 15850 Lahti, missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt tarvittaessa vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle

 

HENKILÖSTÖHALLINNON TIETOVARANTO

Käyttötarkoitus: Palvelussuhteeseen ottaminen ja palvelusuhteen hallinta

Tietoaineistot: Palvelusuhdetiedot

Tietoryhmät: Henkilön perustiedot, henkilön yhteystiedot

Esimerkkejä hakutekijöistä: Henkilön nimi, henkilötunnus

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietojärjestelmät: ESS-itseasiointijärjestelmä, IDaaS, Jobiili, Kellokortti.fi, KuntaHR, Kuntarekry, Matkustusportaali, Medinet, Personec F SAAS palvelu, TEM, Timecon [email protected], Titania, WebTitania, paperiarkisto

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Yhtymän kirjaamoon ([email protected]) Keskussairaalankatu 7, 15850 Lahti, missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt tarvittaessa vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.

 

TALOUSHALLINNON TIETOVARANTO

Käyttötarkoitus: Talouden suunnittelu ja seuranta

Tietoaineistot: Taloushallinnon perustiedot, taloushallinnon asiakastiedot

Tietoryhmät: Pääkirjanpito, myyntireskontra, ostoreskontra, matkareskontra, käyttöomaisuusreskontra, palkkakirjanpito, projektilaskenta, rahaliikenne

Esimerkkejä hakutekijöistä: Kunta, henkilön nimi, kalenterivuosi

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietojärjestelmät: Basware P2P ostolaskut, Ecomed, Opiskelijalaskutus, Raindance, SAP BPC, SAP Portaali, Tane 2017 -talousraportointi, Esimiehen työpöytä, paperiarkisto

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Yhtymän kirjaamoon ([email protected]) Keskussairaalankatu 7, 15850 Lahti, missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt tarvittaessa vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.

 

TERVEYSPALVELUJEN TIETOVARANTO

Käyttötarkoitus: Potilaan hoito

Tietoaineistot: Potilastiedot

Tietoryhmät: Potilaan perustiedot; potilaan tahdon ilmaisevat asiakirjat; hoidon suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin liittyvät asiakirjat; tutkimus ja tiedonkeruuaineistot; lähete-, hoitopalaute- ja konsultaatioasiakirjat, joukkotarkastus- ja seulontatutkimuksissa syntyneet asiakirjat, diagnostiikkaan liittyvät tutkimustulokset, potilaskohtainen hoitoon liittyvä kirjeenvaihto.

Esimerkkejä hakutekijöistä: Henkilön nimi, henkilötunnus

Tietojärjestelmät: Lifecare, Effector, Effica, Etävastaanotto, PSOP Palveluseteli, Sähköinen asiointi Hyvis, Terveyskylä / Omapolku, WebMysli, RAIsoft, Päijät-Sote Digialusta, Codea, Omaolo, paperiarkisto

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Lifecare: Omakanta: https://www.kanta.fi/omakanta

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Yhtymän kirjaamoon ([email protected]) Keskussairaalankatu 7, 15850 Lahti, missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt tarvittaessa vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle. Katso tarkemmin myös mm. potilas- ja asiakastietojen tietopyynnöt: Tietosuoja – Päijät-Sote (paijat-sote.fi)

 

SOSIAALIPALVELUJEN ASIAKASTIETOVARANTO

Käyttötarkoitus: Asiakkaan palvelutarpeen mukainen hoito ja huolenpito

Tietoaineistot: Sosiaalihuollon asiakastiedot, sosiaalihuollon ilmoitusrekisteri

Tietoryhmät: Iäkkäiden palveluiden asiakastiedot, työikäisten palveluiden asiakastiedot, lapsiperheiden palveluiden asiakastiedot, lastensuojelun palveluiden asiakastiedot, päihdehuollon asiakastiedot, vammaispalveluiden asiakastiedot, perheoikeudellisten palveluiden asiakastiedot.

Esimerkkejä hakutekijöistä: Henkilön nimi, henkilötunnus

Tietojärjestelmät: SosiaaliLifecare, Kelmu, PSOP Palveluseteli, Sähköinen asiointi Hyvis, Terveyskylän Omapolut (digipalvelupolku), Palveluohjain, Walmu, Itseilmoittautuminen, paperiarkisto

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Yhtymän kirjaamoon ([email protected]) Keskussairaalankatu 7, 15850 Lahti, missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt tarvittaessa vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle. Katso tarkemmin myös mm. potilas- ja asiakastietojen tietopyynnöt: Tietosuoja – Päijät-Sote (paijat-sote.fi)

 

YMPÄRISTÖTERVEYSKESKUKSEN ASIAKAS- TOIMIJA- JA VALVONTAKOHDEREKISTERI

Käyttötarkoitus: Tietojen käsittelyperusteena on asiakkaan tutkimustilaus tai viranomaisvalvonnan säädökset.

Tietoaineistot: Toimintaan ja valvontaan kohdistettavat suoritteet, tutkimustulokset, hallinnolliset toimenpiteet, tilastotapahtumat ja laskutustiedot. Eläinsuojeluilmoituksista tallentuu ilmoittajan ilmoittamat tiedot. Rekisterissä voi olla myös tietoja asiakkaan terveydentilasta ja ammatinharjoittamiseen liittyviä liike- ja ammattisalaisuuksia.

Tietoryhmät: Yritystunnus (kuluttaja tai toimija), henkilötunnus, toimipaikan/eläintenpitopaikan ja toimijan/asiakkaan nimi, osoite- ja yhteystiedot, toimintatyyppi, toimintaluokka ja toiminta (terveydensuojelu), tilatunnus, pitopaikkatunnus, karjanumero, tuotostiedot, eläinten lukumäärä ja eläimiä koskevat tarvittavat tiedot (nimi, korvanumero, syntymätunnus, rekisterinumero)

Esimerkkejä hakutekijöistä: Yritystunnus, henkilön nimi

Tietojärjestelmät: VATI, Provet, Webropol, Naseva, Sikava, laboratoriot (Movet Oy, Metropolilab Oy), Digia Tarkastaja-ohjelma sekä muut sähköiset ja manuaaliset aineistot.

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan kautta: Ei

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Yhtymän kirjaamoon ([email protected]) Keskussairaalankatu 715850 Lahti, missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt tarvittaessa vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.

 

Tietopalvelu ja tietojen luovutus

Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymän verkkosivuilla ja eri asiointi- ja palvelutoiminnoissa toteutetaan hyvinvointiyhtymän antamaa tietopalvelua monin eri tavoin. Tämän kappaleen alle on kerätty luettelo keskeisistä palveluista ja linkit niiden omille verkkosivuille.

Asiakirjojen tietojen antamisesta perittävät maksut määrätään hallituksen päätöksen mukaisesti.

Lisätietoja

Kuntayhtymän kirjaamosta saat tarvittaessa neuvoja eri viranomaisten toimialueista ja säilytettävistä aineistoista.

Kirjaamo

sähköposti: [email protected]

puhelin 03 819 2323

Keskussairaalankatu 7

15850 Lahti

avoinna arkisin 9.00–15.00